Kaikissa palveluissa, jotka perustuvat jollain tavalla sovittuihin aikoihin, nettiajanvaraus on tätä päivää. Työpäivät ovat kiireisiä ja mahdollisuus soittaa ajanvarausta on rajalliset, jos sitä kaiken keskellä edes muistaa. Valmentaja puolestaan on ehkä suurimman osan aikaa kiinni asiakastyössä, jolloin puhelimeen vastaaminen on mahdotonta. Sähköpostitse taas kaikkeen menee aikaa ja ajan sopiminen voi vaatia useamman viestin. Hankalaa siis.
On toki niitäkin ihmisiä, jotka haluavat juuri puhelinkontaktin, ja senhän voi edelleen tarjota vaihtoehtona nettiajanvarauksen rinnalla. Tarjoamalla mahdollisuuden nettiajanvaraukseen teet asiakashankinnastasi helpompaa ja omasta työstäsi sujuvampaa.
1. Ostokynnyksen madaltaminen nettiajanvarauksella
Nettiajanvaraus on mainio tapa lisätä asiakkuuksia ja madaltaa ostokynnystä. Potentiaaliset asiakkaat surffailevat netissä useinmiten vapaa-ajallaan etsiessään ratkaisuja haasteisiinsa. Ja kun sivusi osuu kohdalle ja kiinnostus on korkeimmillaan, kuinka hienoa onkaan, että hän voi samantien varata sinulle ajan ja saada itsellensä sen tärkeän ensimmäisen onnistumisen tunteen. Samalla huolen määrä alkaa jo laskea: toivoa on, kun aika on kalenterissa jo odottamassa.
Kun valitset nettiajanvarausjärjestelmää ja teet omat perusasetuksesi siihen, testaa käyttäjäkokemus myös asiakkaan näkökulmasta. Mitä enemmän valintoja ja tiedon syöttöjä asiakas joutuu tekemään, sitä korkeammalle ostokynnys nousee. Mitä helpompi ja nopeampi ajanvaraus on tehdä, sitä varmemmin se tehdään loppuun saakka.
2. Sisäänheitto suunnittelu-/kartoituskeskusteluilla
Jos haluat pitää varsinaiset varaukset omissa käsissäsi (esim. pitkät valmennusohjelmat, yritysvalmennukset), voit kuitenkin tarjota mahdollisuuden varata suunnittelu-/kartoituskeskusteluajan näppärästi nettiajanvarauksella. Voit keskittää nämä keskustelut tietyille ajoille, jolloin ajankäytön hallintasi on selkeää.
Mahdollisuus varata oma suunnittelu-/kartoituskeskustelu toimii tässäkin ostokynnyksen madaltajana, ja asiakas saa asiaansa heti eteenpäin. Asiakaskunnan mukaan voit miettiä, toimiiko paremmin maksuton vai maksullinen suunnittelukeskustelu. Maksuton madaltaa varauskynnystä, pieni maksu taas sitouttaa. Sitouttamisen voi toki hoitaa myös pienellä präntillä mainiten, että esim. alle 24 tunnin tehdystä peruutuksesta veloitat jonkin maksun.
3. Maksaminen nettiajanvarauksen yhteydessä
Maksuliikenteen hoitaminen on tärkeä käytännön asia, jonka hoitamiseen on onneksi monta vaihtoehtoa. Maksuliikenteen järjestelyissä on hyvä huomioida luottotappioriskin minimointi ja maksuprosessin sujuvuus molemmin puolin. Yksilövalmennustuotteissa voi tarjota mahdollisuuden maksaa palvelun jo ajanvarausta tehdessä.
Yksilövalmennustuotteissa suositaan pakettihinnoittelua, jolloin yksinkertainen yhdistelmä maksu per ajanvaraus ei ehkä toimi. Mutta on ajanvarausjärjestelmiä, joissa on erilaisia integrointeja maksujärjestelmiin ja pakettimaksunkin voi järjestää eri tavoin. Jos siis haluat yhdistää maksut ajanvarauksiin, varmista että sopimukseesi sisältyy tarvitsemasi mahdollisuudet.
On hyvä pohtia tätä vaihtoehtoa myös asiakkaan psykologian näkökulmasta: muodostuuko se ostokynnykseksi vai voisiko se itseasiassa sitouttaa valmennukseen paremmin. Paljon on kiinni siitäkin, kuinka esität maksuasian sivuillasi. Liian nopeasti ei siis tarvitse hyljätä tätä vaihtoehtoa, kun ”freimaat” maksupolitiikan asiakkaalle hyvin, se voi toimia eduksesi.
4. Helppo ilmoittautuminen ryhmävalmennuksiin
Ajanvarausjärjestelmä voi tarjota myös vaivattoman ilmoittautumisten hallinnan ryhmävalmennuksiin ja maksujen keruunkin siinä samalla. Ryhmävalmennuksissa erityisesti on tärkeää saada maksut sisään hyvissä ajoin. Ihmisten peruutuskynnys on keskimäärin madaltunut ja etukäteismaksu peruutusehtoineen toimii hyvänä sitouttajana. Emmehän halua tilannetta, jossa viime hetkillä toteamme, että 10 hengen ryhmään tuleekin paikalle vain kaksi, ja joudumme toteuttamaan valmennuksen roimalla tappiolla.
Kaikki nettiajanvarausjärjestelmät eivät taivu ryhmäilmoittautumisiin, joten jos tarvitset tätä ominaisuutta, tarkista että se sisältyy sopimukseesi. Kun ajanvarausjärjestelmäsi mahdollistaa sekä yksilö- että ryhmävaraukset, voit tehdä todella monipuolisesti erilaisia tuotteita ja hallita asiakasvirtoja näppärästi samassa järjestelmässä. Ryhmätuotteet voivat toimia ensimmäisen tai toisen portaan tuotteina, ja niiden avulla voit luoda pohjaa yksilövalmennuksen nimikkotuotteesi myynnille.
5. Oman ajankäytön selkiyttäminen nettiajanvarauksella
Ajanvarausjärjestelmä ”pakottaa” lempeästi miettimään omaa ajankäyttöä etukäteen. Milloin olet parhaimmillasi asiakastyöskentelyyn? Milloin asiakkaasi pääsevät parhaiten tapaamisiin? Mitä aikoja tarjoat kalenteristasi asiakkaille? Nämä aikablokit suunnitellaan etukäteen järjestelmään.
Kun valitset nettiajanvarausjärjestelmää, tarkista että asetukset taipuvat omaan tarpeisiisi tarjota vapaita aikoja. Myös integraatio omaan sähköiseen kalenteriin on iso apu. Saat ajanvaraukset suoraan kalenteriisi ja voit jopa hallita varattavia ajankohtia myös kalenteristasi käsin.
6. Automaattiset muistutusviestit vähentävät unohduksia
Kuinka usein sinulle on sattunut niin, että olet valmistautunut asiakastapaamiseen ja odotat innolla asiakasta tulevaksi, ja odotat… ja odotat… Kun viimein toteat, että kyse ei voi olla enää myöhästymisestä ja soitat asiakkaalle, käykin ilmi että hän on täysin unohtanut koko tapaamisen tai merkinnyt sen kalenteriin eri ajankohtaan kuin sinä. Toivottavasti sopimusehdoissasi on lauseke tätä varten ja voit veloittaa kuitenkin tapaamisen. Ikävää kuitenkin on se, että näissä tilanteissa aina joku kärsii. Joko asiakas maksaa unohduksestaan tai sinä menetät laskutettavaa aikaa.
Molempien etu olisi se, että unohduksia ei tapahtuisi lainkaan. Siihen ajanvarausjärjestelmien automaattiset muistutusviestit tarjoavat ratkaisun. Muistutusviestit voi usein säätää itse sopivalle aikajänteelle ja tarvittaessa valita myös vieläkin tehokkaamman tekstiviestin (lisämaksusta).
7. Hyvinvointistudion, terapiapalveluiden tai muut erityistarpeet
Ajanvarausjärjestelmistä löytyy hienoja kohderyhmätoteutuksia, jotka ovat valmiiksi räätälöityjä esimerkiksi terapia- ja kuntoutuspalveluihin tai kuntosali- ja hyvinvointistudiotoimintaan. Kannattaa siis tutustua laajasti tarjontaan, eikä tyytyä ensimmäiseen tai halvimpaan vaihtoehtoon. Markkinoilla saattaa olla juuri sinun tarpeisiisi suunniteltu laajempi toiminnanohjausjärjestelmä, joka maksaa itsensä takaisin helppokäyttöisyydessä ja monen arkisen rutiinin nopeuttamisessa.
Miten saan itselleni nettiajanvarauksen?
Nettiajanvarausjärjestelmät ovat todellakin tätä päivää ja niiden yleistyessä myös palveluntarjoajia on tullut runsaasti markkinoille. Kun aloitin valmentajana vuonna 2010 suomenkielisiä palveluita ei ollut montaa, mutta onneksi nyt tilanne on aivan toinen. Lisäksi integraatiot ovat kehittyneet valtavasti, joten pääset miettimään valintaa laajemminkin sen mukaan, miten haluat valmennustoimintasi prosessit järjestää mahdollisimman sujuviksi.
Kuukausimaksuja vastaan tulet saamaan runsaasti hyötyjä. Ensimmäisenä yleensä huomaa ajanvarausten lisääntymisen ja sehän on kaikki tuottoa sinulle. Kaiken hallinnoinnin helpottuminen säästää aikaasi, ja jokaisella säästetyllä tunnilla on oma hintansa, rahallisesti ja psykologisesti. Mieti siis, millä tavoin haluat vähentää ”paperihommia” ja mitä ratkaisuja eri järjestelmät tarjoavat. Pidä katse myös tulevaisuuden suunnitelmissa ja varmista riittävä kasvunvara.
Tsekkilista järjestelmän valintaan ja esittelyt markkinoiden johtavista järjestelmistä löytyy KoutsiKlubin pikavoitoista. Ellet ole vielä jäsen, pääset liittymään mukaan tästä linkistä >>
